На протяжении последнего десятилетия можно наблюдать устойчивую тенденцию перехода крупных компаний, функционирующих в бизнес-секторе, на систему электронного хранения данных. Причин этому множество. В качестве основной из них выступает нерациональность “сохранения” объемных информационных массивов в документарном виде. Помимо этого, внедрение в рабочий процесс автоматизированного способа хранения позволяет обеспечить полную "защищенность" конфиденциальных сведений, содержащихся в документах.
У компаний, осуществивших переход на указанный вид накопления документарных сведений, отсутствует потребность в складировании огромных папок, сохранившихся с прошлых отчетных периодов. Как известно, законодательством предусмотрена необходимость хранения таковых на протяжении пяти и более лет. Создание электронного хранилища документов - рациональный вариант разрешения этой проблемы с учетом всех тонкостей, обозначенных в действующих нормативных актах.
В этой статье мы подробно рассмотрим основные нюансы, свойственные процедуре создания базы архивирования. А именно:
- Что такое электронный архив документов?
- Как создать электронный архив?
- Как цифровое хранилище "безболезненным" способом внедрить в действующую программу архивирования компании?
Также затронем момент, касающийся преимуществ организации автоматизированного способа хранения документарных сведений. Для цифровизации "бумажной” базы не обойтись без соответствующих теоретических знаний и практических навыков. Если временные ресурсы, необходимые для приобретения таковых, ограничены, советуем обратиться к помощи специалистов компании "Косинус". Они не только окажут необходимую техническую поддержку в формировании компьютерной системы архивирования, но и в подробном виде разъяснят сотрудникам все тонкости ее использования при исполнении трудовых полномочий.
Что такое электронный архив документов организации?
Автоматизированный вариант хранения представляет собой комплексную систему сохранности рабочей документации в цифровом формате. Построение таковой основано на возможности обеспечения полного цикла работы с документарными сведениями. А именно:
- их эффективным учетом;
- описанием;
- удовлетворением потребности в сохранности конфиденциальных сведений, содержащихся в файлах;
- отслеживанием возникновения потребности в усовершенствовании отдельных "блоков" СЭД.
Главной целью, на достижение которой направлен процесс формирования автоматизированной системы архивирования , является создание оптимальных условий для сохранности документарных сведений. Только должным образом организовав работу с многочисленными бумагами, возможно добиться рационализации большинства бизнес-процессов.
На начальном этапе создания компьютерной версии хранения необходимо выбрать предпочтительный вариант структурирования информации. Пользователям доступно несколько способов. Каждому из них свойственны индивидуальные особенности. Тщательное изучение последних позволит сформировать обоснованные выводы о рациональном порядке организации архивной системы компании. Среди распространенных вариантов программного учета документарных сведений можно выделить следующие:
- Локальное цифровое хранилище - рассчитано на “содержание” сведений на сервере пользователя.
- Облачное - предполагает задействование стороннего сервера. Доступ к информации осуществляется через Интернет.
Для подбора оптимального варианта следует опираться на ряд значимых критериев. В числе таковых выступают следующие признаки:
- простота ввода исходных параметров (минимально возможное время их загрузки);
- удобство освоения интерфейса программы для учета документарных сведений;
- оперативная интеграция системы архивирования с прочим программным обеспечением, используемым для ведения бухгалтерского, управленческого и других видов учета в организации.
Преимущества применения электронного архива документации
Если сравнивать “папочный” режим архивирования с цифровой методикой архивации, несомненно, можно выделить обширный перечень преимуществ последней. В числе таковых:
- Оперативный порядок работы со структурными единицами хранения. Цифровизованная система позволяет в течение нескольких секунд найти нужный файл (вне зависимости от периода его формирования). Пользователю также доступны сведения за прошлые отчетные периоды.
- Возможность своевременного предоставления ответа на требования налоговых органов. Зачастую перечень таковых является достаточно обширным. Чтобы быстро отреагировать на запрос со стороны налоговой службы, достаточно лишь открыть программу и выбрать необходимые файлы за установленный период времени.
- Повышение показателей эффективности работы отдела делопроизводства. Цифровизованный формат способствует не только структурированию информации, но и позволяет обеспечить ее систематизацию по видам. В качестве основных критериев сортировки выступают: дата, наименование и пр.
- Возможность оперативного масштабирования процесса делопроизводства. Как правило, потребность в увеличении объемов помещения возникает в связи с расширением сферы деятельности компании. В подобной ситуации неизбежно встает вопрос об изменении порядка хранения рабочих документарных сведений. Цифровизация является рациональным вариантом решения указанной проблемы. При значительном росте потока документарных единиц достаточно лишь приобрести дополнительный носитель и подключить его к компьютерной программе. При этом пользователю доступна функция указания срока “сохранности” той или иной группы файлов. По истечении такового последние автоматически удаляются с носителя.
- Снижение материальных издержек, связанных с арендой помещения для содержания бумажного “документарного склада”. Таким образом, потенциальная прибыль компании повышается на величину экономии, полученной в связи с введением электронно-автоматизированной версии архива.
- Обеспечение контроля за процессом своевременности исполнения приказов, распоряжений и т.п.
- Возможность оперативного внесения правок в рабочие акты.
- Возможность разграничения доступа к архивационным единицам относительно различных категорий пользователей.
- Повышение уровня защиты информационных сведений, содержащихся в обширном массиве рабочей документации. Вероятность возникновения несанкционированного доступа к таковым сведена к минимуму.
Критерии сравнения электронного архива с бумажным аналогом
Для того чтобы сравнить эффективность использования бумажной и цифровой архивации, выделим признаки, являющиеся основой для сопоставления этих двух форм хранения документации. А именно:
- Сохранность деловых бумаг. Стандартная форма не исключает возможности утери отдельных папок в процессе транспортировки и прочих вариантов перемещения. Введение системы программной архивации полностью исключает возникновение подобных обстоятельств. Это связано с соблюдением правил систематизации документарной информации. Нужный файл достаточно просто найти в общей системе.
- Оперативность поиска необходимого дела. В случае с бумажным вариантом, проблема заключается в сложности поиска бумаг, длительно находящихся в "хранилище". Зачастую процесс оказывается настолько трудоемким, что может занять не один день. Переход на электронно-автоматизированную форму поможет избежать возникновения подобных обстоятельств.
- Затратность традиционного способа. Создание стандартного бумажного архива предполагает необходимость подбора помещения, соответствующего ряду норм и требований. Особо остро ощутима указанная проблема, когда возникает потребность в аренде оборудованной комнаты. Это связано с необходимостью несения регулярных издержек на погашение арендной платы. Электронно-автоматизированный метод, с рассматриваемой точки зрения, обладает наибольшей эффективностью, т.к. не предусматривает наличия дополнительных "арендных" расходов.
- Совместный доступ к архивной единице. Бумажный формат позволяет работать с документом только одному сотруднику. Цифровая форма отменяет действие указанного ограничения. В данном случае файл доступен к одновременному использованию несколькими лицами, что существенно повышает эффективность рабочего процесса.
- Скорость формирования отчетности. Использование автоматизированной документарной системы направлено на предельное сокращение времени на формирование различных категорий отчетов.
- . Возникновение чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и пр.). Бумажный формат обеспечения сохранности сведений не предусматривает создания резервных копий. В связи с данным обстоятельством получение доступа к бумагам после наступления ЧС практически невозможно. Папки могут пострадать до такой степени, что восстановить их попросту не удастся. Автоматизированная методика предусматривает "двойной" порядок хранения дел. Для каждого дела записывается по 2 диска. Один из них выступает в качестве рабочего, второй - основного. Информация, содержащаяся на парных носителях, является абсолютно идентичной.
Этапы создания электронного архива организации
Соблюдение грамотного и рационального подхода к формированию системы программного архивирования позволит достичь максимальной эффективности ее использования. К основным этапам организации хранения документарных сведений в компании можно отнести следующие:
- Определение основной цели внедрения цифрового формата архивирования. На данной стадии необходимо определить:
- на решение каких задач ориентировано использование компьютерного способа;
- для каких категорий сотрудников (подразделений) его использование станет наиболее эффективным.
1. Анализ особенностей текущей деятельности организации. На данном этапе нужно:
- выявить наиболее важные моменты, определяющие специфику деятельности компании;
- сформировать детальное представление о модели документооборота на предприятии (выделить его главные и второстепенные объекты);
- выявить используемые способы и формат обеспечения сохранности массива рабочих актов;
- определить наличие предпосылок для перехода на усовершенствованную методику;
- выявить категории документарных единиц, для которых использование данного формата хранения актуально.
2. Формирование полного спектра технических требований, которым должна удовлетворять система архивирования документов.
3. Составление ориентировочной схемы структурирования хранилища. На данном этапе немаловажной задачей является установка основных принципов ведения электронно-цифрового архива.
4. Практическое внедрение цифрового архивирования в сложившуюся структуру документооборота фирмы. Начальной стадией реализации данного этапа является выбор оптимального способа создания программного хранилища. Для того чтобы принять обоснованное решение о наиболее рациональном способе организации архивационного процесса, следует детально разобраться в специфике деятельности предприятия. Для одних фирм наиболее "безболезненным" методом перехода на новый формат станет поэтапный перевод каждой группы формируемой документации. Для других - актуально "цифровизовать" дела по структурным подразделениям. Например, сначала цифровизовать бухгалтерию, затем кадровую службу и т.д.
На данном этапе следует выбрать технологию перевода бумажных носителей в “компьютерный” формат. В настоящее время еще не выявлено способов, которые могут сравниться по уровню эффективности с технологией сканирования. Последняя позволяет в оперативном режиме загружать в программу большие массивы рабочих документарных единиц. Для осуществления данного действия используются следующие виды сканеров:
- Планшетные сканеры - обеспечивают относительно низкую скорость копирования (от 20 секунд до 2 минут).
- Потоковые сканеры - отличаются высокой производительностью (по сравнению с предыдущим вариантом). Но при этом необходимо отметить существенный недостаток, свойственный данной категории сканирующих устройств. Он заключается в необходимости разброшюровки папок, что не может не отразится на скорости цифровизации.
- Книжные сканеры - специализированные высокоэффективные устройства, позволяющие сканировать папки в формате "развернутой книги" (разброшюровка в данном случае не требуется). Помимо этого, книжные сканеры имеют функцию автоматического перелистывания страниц и корректировки геометрических искажений вблизи места сшива.
5. Запись дел на электронный носитель. Порядку проведения данной процедуры свойственны свои особенности. Таковые выражены в необходимости создания двух дисков с абсолютно идентичными сведениями. Один из них именуется "рабочим". Второй считается основным. По завершении записи единиц архивирования на носители осуществляется их внесение в номенклатуру дел.
6. Учет структурных единиц системы программного архивирования документов. Реализация учетных мероприятий заключается в таких моментах, как:
- Присвоение каждой отдельной единице учетного номера, составляющего структуру шифра. Штриховое кодирование позволяет установить взаимосвязь между графическим форматом документа и его учетной записью.
- Внесение дополнительных атрибутов в учетную запись. В качестве них выступают: дата и номер бумаги, тип, реквизиты контрагента и пр. Внедрение указанных атрибутов может осуществляться в автоматическом режиме. Этот вариант предполагает проведение предварительной настройки используемого программного обеспечения.
7. Интеграция системы цифрового архивирования документации с прочими программными средствами. (с программами ведения бухгалтерского, управленческого учета и пр.).
Контроль за ведением электронного архива
Эффективность использования цифровизованного хранилища определяется не только рациональным подходом к его внедрению, но и качеством контроля за соблюдением основных принципов работы с компьютерной системой. Для "полноценной" реализации контрольных мероприятий потребуется:
- издать приказ о внедрении в документооборот предприятия электронно-цифровой архивации;
- ознакомить с ним сотрудников;
- провести необходимые обучающие мероприятия;
- назначить ответственных лиц, в обязанности которых будет входить контроль за соблюдение всех норм работы с программным обеспечением.
Помимо этого, для сохранения высокого уровня эффективности работы с компьютерной базой, требуется регулярное обновление механизмов. Одной из основных задач ответственных за ведение хранилища сотрудников является выявление потребности в доработке используемого программного обеспечения.
Подведем итоги!
Электронный архив - это доступный и удобный вариант хранения рабочей документации компании. При соблюдении основных принципов правильности его формирования ВОЗМОЖНО:
- БЫСТРО найти ДОКУМЕНТ С ЛЮБЫМ СРОКОМ ДАВНОСТИ ХРАНЕНИЯ
- СЭКОНОМИТЬ НА АРЕНДЕ ПОМЕЩЕНИЯ
- ПОВЫСИТЬ ПРОиЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ рабочего ПРОЦЕССА
- ПРЕДОСТАВИТЬ ВОЗМОЖНОСТЬ НЕСКОЛЬКИМ СОТРУДНИКАМ ОДНОВРЕМЕННО ИЗУЧАТЬ ИНФОРМАЦИЮ
- ИЗБЕЖАТЬ ПОПАДАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ сведений О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ фирмы К ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ.