В нынешних условиях, когда многие фирмы переводят сотрудников на «удаленку», особенно важно грамотно наладить систему обращения документации, обеспечить быструю коммуникацию работников, иметь возможность удаленно управлять проектами, контролировать выполнение задач, а также следить за исполнением трудовой дисциплины.
В этом поможет программа 1С: Документооборот 8, предназначенная для предприятий любого типа. С ее внедрением вы сможете автоматизировать работу с документами, избавиться от бумажных аналогов, обеспечить грамотное и оперативное ведение делопроизводства. Данная конфигурация поможет всегда держать важную документацию под руками. Они будут систематизированы и доступны только тем лицам, которым делегированы полномочия взаимодействия с ними. Это поможет оперативно принимать и согласовывать рабочие решения.
Автоматизация документооборота – создание эффективной среды для взаимодействия коллег и управления деловыми процессами
1С: Документооборот - это ECM- система (управление корпоративным клиентом), предназначенная для автоматизации и оптимизации оборота документов в компании, контроля выполнения задач участниками трудового коллектива и упорядочения деловых процессов. Это современный, оптимальный программный продукт для выстраивания грамотной системы документооборота на предприятиях любого масштаба, разработанный фирмой 1С – лидером бухгалтерского программного обеспечения.
Система 1С: Документооборот разработана в полном соответствии с российским законодательством, на основании действующих ГОСТов и инструкций. Постоянное обновление позволяет поддерживать систему в актуальном рабочем состоянии. Вы можете не беспокоиться о том, что какие-то бланки и формы устарели. Особенно важно это для первичной и отчетной документации.
Инструмент реализован на основе испытанных методик и практик оборота документации в отечественных компаниях. Богатый функционал обеспечивает полный цикл ведения документооборота в 1С. Вместе с тем, программное решение настраивается под параметры конкретной фирмы.
1С: Документооборот возможности и преимущества
Компании приобретают программный продукт 1С: Предприятие Документооборот для выполнения разных задач. Кому-то необходимо освободить место в офисе, избавившись от громоздких архивов с папками. Для кого-то важно уменьшить сроки согласования приказов и распоряжений. Также ПО приобретают с целью обеспечить прозрачный, упорядоченный документооборот между членами трудового коллектива разных подразделений компании, что позволяет контролировать их трудовую дисциплину.
Чтобы понять, для чего нужен 1С: Документооборот именно вам, ознакомьтесь с возможностями ПО.
- Сокращение бумажной волокиты или полный отказ от бумажных аналогов. Это позволяет экономить на бумаге, канцелярских товарах, а также архивном хранении. Эксперты говорят, что экономия составляет 10 раз!
- Автоматизация делопроизводства в целом и рутинных операций в частности. Если раньше поиск требуемых бумаг мог занимать часы, то с программой на это тратятся считанные секунды.
- Систематизация потока деловой документации. Централизованная, контролируемая и прозрачная структура делопроизводства облегчает выполнение задач и экономит время.
- Создание эффективной управленческой среды. Программное обеспечение можно использовать дистанционно. Это повышает оперативность работы и контроля над решением задач.
- Организация качественной и эффективной работы коллег с документацией. На практике 1С: Документооборот возможности программы позволяют в несколько раз сократить время поступления, обработки и отправки внутренней документации.
- Обеспечение оперативной коммуникации сотрудников. Функции для всех пользователей настраиваются быстро и просто.
- Контроль над выполнением бизнес-задач.
- Надежная сохранность документации. Электронные формы надежно защищены цифровой подписью.
- Уменьшение риска потери или порчи важных деловых бумаг. Теперь ваш архив не пострадает от форс-мажорных обстоятельств. Восстановить электронные документы гораздо проще, чем бумажные.
- Учет рабочего времени сотрудников. Время, высвобожденное вследствие организации электронного документооборота, члены трудового коллектива будут тратить на эффективное решение текущих задач.
- Доступ к текущей документации и архивам в соответствии с правами доступа. Это защитит корпоративную информацию от посторонних лиц.
- Автоматическое сохранение документов из электронной почты и со сканера.
- Возможность создания новых и редактирования текущих документов. Все заполненные формы и бланки отправляются в высоком качестве, что исключает спорные ситуации (например, не смогли рассмотреть дату, или нечетко видна подпись).
- Контроль исполнительных документов.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Упорядочение работы трудового коллектива. Объем не выполненных вовремя поручений уменьшается в разы.
- Удобная настройка маршрутизации. Поток электронных деловых бумаг движется по четким, понятным маршрутам. Есть возможность создавать сложные кросс-функциональные процессы, но с понятной схемой взаимодействия.
- Встроенный почтовый клиент (бизнес-почта). Эта функция позволяет быстро делать рассылку всем адресатам без необходимости дублирования документа для каждого из них. Специальные возможности исключают переход внутренней почты во внешний сервер. Если происходит такая попытка, то система выдает предупреждение.
- Коннект 1С: СЭД с любыми конфигурациями 1С. Создание единого информационного пространства исключает двойной ввод данных и ускоряет работу.
- Создание единой базы документации с быстрым поиском.
- Обработка любых документов. При создании документов можно задать любые формы и стандарты.
- Централизованное хранение документации. Это значительно сокращает время на поиск нужного файла.
- Регистрация входящих и исходящих документов по правилам, разработанным самой компанией. Контроль целостности и истории переписки.
- Создание, обработка и хранение организационных, распорядительных, информационных, справочных и других внутренних документов, в том числе договоров, служебных записок и пр.
- Ведение учета и контроль рабочего времени сотрудников. Это позволяет повысить эффективность управленческой деятельности.
- Значительное ускорение процесса согласования договоров за счет эффективного управления оборотом электронных деловых бумаг.
- Ускорение времени принятия управленческих решений. Электронные формы создаются, подписываются и отправляются адресатам за несколько секунд прямо из программы.
- Возможность работы непосредственно из браузера.
1С: Документооборот 8 описание конфигураций
Автоматизации документооборота 1С на предприятиях разного масштаба преследует различные цели. Например, небольшой единичной фирме будет достаточно базового функционала, в то время как проекту крупного холдинга необходима динамика и совершенно другие масштабы.
Конфигурация 1С: Документооборот 8 выпускается в версиях ПРОФ, КОРП, Документооборот государственного учреждения (ДГУ) и Management (DM).
- Вариант ПРОФ имеет минимальный функционал для малых и средних предприятий, как хозрасчетных, так и бюджетных, с простым документооборотом.
- Вариант КОРП выбирают средние и крупные фирмы или холдинги со сложной структурой и многоуровневой системой документооборота.
- 1С: Документооборот государственного учреждения предназначен для госструктур или муниципальных учреждений с трудоемким оборотом документации.
- Вариант Management имеет двуязычный интерфейс, то есть возможность вести делопроизводство на русском и английском языках. Эта конфигурация идеально подходит для российских предприятий с иностранными филиалами, для иностранных предприятий с российскими филиалами, а также для отечественных фирм, где большинство сотрудников – иностранцы.
ПРОФ
КОРП
ДГУ
DM
Для малых и средних предприятий
Для средних и крупных предприятий
Для государственных и муниципальных организаций
Для крупных предприятий
Оптимальное соотношение функциональности и стоимости
Максимальный функционал
Соответствие ГСДОУ
Русскоязычный и англоязычный интерфейс
Оперативная интеграция
Решение самых сложных задач
Строгое соответствие ГОСТ
Функционал конфигурации КОРП
Функции 1С: Документооборот
Функциональные возможности 1С: Документооборот практически безграничны! Программа подходит для любых отраслей хозяйственной деятельности, она гибко подстраивается под особенности коммерческих предприятий. В то же время универсальное программное решение довольно просто конфигурируется под специфику определенной организации.
Рассмотрим подробно некоторые функции 1С: Документооборот на примере конфигурации КОРП.
1. Учет полученной и переданной документации. Входящие и исходящие документы в программе отображаются связанно. Можно контролировать целостность ответов. Всегда доступна история переписок.
2. Внутренний документооборот. В журнале организовано хранение служебных записок, приказов, организационно-распорядительных, проектных, технических и иных документов. Каждый из них возможно просмотреть по-отдельности или в составе списка.
3. Электронные подписи. Применяются для подписания цифровых документов (карточек, виз согласования, резолюций, решений об утверждении и т.д.). Могут быть использованы при отправке файлов-вложений.
4. Поиск информационных данных по реквизитам, в перечнях, полнотекстовый поиск. Возможно штрихкодирование в файл или на отдельном листе и поиск бумажных документов по штрих-кодам. Сканер считывает штрих-код, и автоматически открывается карточка документа. Это помогает четко структурировать архив и облегчает поиск нужных «бумаг».
5. Настройка индивидуального рабочего стола по встроенным виджетам. Для этого не надо приглашать ИТ-специалистов. Вы можете сами вынести на рабочий стол актуальные задачи, календарные события и прочее, что необходимо в оперативной работе.
6. В системе отлично реализован функционал по взаимодействию с контрактами. Здесь можно согласовывать договора, контролировать суммы прихода по конкретным контрактам, следить за сроком прекращения действия договора, принимать скан-копии контрактов с подписями и печатями.
7. Работа с файлами. Сотрудники могут создавать файлы как индивидуально, так и в коллективном режиме. Можно привязывать файлы к конкретным документам и управлять их жизненным циклом, то есть своевременно удалять за ненадобностью.
8. Задачи и деловые процессы. В структуре 1С: Документооборот вокруг бизнес-процесса выстраиваются задачи по увеличению результативности работы трудового коллектива, контролю четкости и прозрачности выполнения работ, что выводит организацию на качественно более высокий уровень. Элементарные процессы (задачи) подразделяются на шесть видов:
- рассмотрение – руководитель подписывает резолюцию и возвращает ее автору;
- исполнение – документация передается всем пользователям и назначенному контролирующему лицу, которое отвечает за исполнительскую дисциплину;
- согласование – респонденты корректируют или заверяют документы;
- утверждение – ответственное лицо передает документы автору для корректировки или ознакомления с вердиктом;
- регистрация – документ поступает секретарю, который присваивает ему номер, ставит печать и отправляет получателю;
- ознакомление – все сотрудники, имеющие доступ к данному документу, изучают его.
Элементарные процессы
9. Управление проектами. Весь объем документации можно разбить по проектам и прикрепить к каждому проекту ответственных исполнительных лиц. Система также позволяет контролировать выполнение поручений в рамках каждого проекта.
10. Учет рабочего времени и отсутствия сотрудников. Это очень полезный функционал как для рядовых работников, так и для руководителей. В этом функциональном блоке сотрудники фиксируют, решением каких вопросов они занимались в течение рабочего дня, с какими документами работали, и сколько на это было потрачено времени. Руководитель на основании этих данных принимает решения о повышении эффективности работы (в случае необходимости).
Добавление работы в ежедневный отчет
Возможность учета отсутствия работников помогает вовремя найти соответствующую замену без приостановки текущего процесса.
Учет отсутствия сотрудников
Из описания 1С: Документооборот понятно, что эта программа - нужная и полезная для любого современного предприятия. Она обеспечивает не просто создание, отправку исходящих и получение входящих электронных деловых бумаг. Это целая система, позволяющая оптимизировать работу всех сотрудников предприятия, в том числе удаленных, а также обеспечить учет рабочего времени и контроль над выполнением бизнес-задач.